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Cómo organizar una reunión de empresa exitosa

Las reuniones de empresa son uno de los elementos básicos de la vida profesional en cualquier sector y a cualquier nivel, ya sea a modo de briefing al inicio de unos trabajos, o de una manera más formal para cerrar grandes acuerdos, muchos de nosotros pasamos gran parte de nuestra jornada en reuniones.


Qué tener en cuenta a la hora de organizar una reunión de éxito?

·         Planificación. Definir el propósito y los objetivos de forma clara y específica. Proporcionar el orden del día a los asistentes con suficiente tiempo de antelación para que se puedan preparar la reunión y su participación en ella.

·         Ser estratégico en la elección del día y la hora. Los lunes y los viernes no son buenos días. Los días en los que se celebran más reuniones son los miércoles y jueves. También es preferible no programar una reunión a primera hora de la mañana, ni a última hora de la tarde. Se aconseja celebrarlas en mitad de la jornada ya que no se interrumpe el trabajo de la mañana ni el de la tarde.

·         Convocar únicamente a los asistentes esenciales y facilitar la participación de cada uno de ellos garantizando que todos tenga voz. El resto de personal que tenga que estar informado puede serlo debidamente mediante un resumen de la reunión enviado por email.


·         Conexión Visual. El siglo XXI, con sus avances tecnológicos, trajo consigo nuevas formas de reunión, sin limitaciones de hora, día o lugar, desde la comodidad del propio ordenador. Además se van salvando barreras y si las teleconferencias carecían de la conexión humana que se establecían en las reuniones cara a cara, con las videoconferencias esto quedó resuelto ya que se garantizaba la conexión visual. En la actualidad, además, existen aplicaciones que permiten que se pueda acceder a la reunión desde cualquier dispositivo y en cualquier momento y lugar, lo cual permite mayor rendimiento en la agenda (p.e. al poder simultanear un viaje con una reunión importante) y aumentar al máximo la colaboración/participación.


·         Fuera de la sala de reuniones. Aunque es un indispensable contar con salas de reuniones para poder celebrar encuentros rápidos a diario es también importante romper la monotonía para despertar el interés y motivar a los asistentes a una reunión en momentos puntuales. Una comida fuera de la oficina, una reunión bien organizada en  un espacio emblemático o conference hotel,… cualquier cambio supone un impulso para dinamizar la creatividad y mejorar la colaboración.
 


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